Kad e. laiškai nevogtų laiko: arba planuoti, arba spėti „persijungti“

Informacijos šaltinis Verslo žinios: https://bit.ly/2v3Be86

126 – tiek e. laiškų vienas darbuotojas turėtų gauti ir išsiųsti kiekvieną darbo dieną 2019 m., skaičiuoja Entrepreneur.com ir pateikia dar vieną skaičių – 28% darbo savaitės arba daugiau kaip 11 val. yra skiriama e. laiškams.

Pasitaiko, kad įrankis, kuris turėtų didinti produktyvumą, daug kam tampa rimtu trukdžiu, nes atitraukia dėmesį nuo tuo metu svarbių darbų. Kiek užtrunka prie jų grįžti ir „persijungti“ po to, kai patikrinama e. pašto dėžutė? 23 minutes, skaičiuoja Entrepreneur.com. Laiškų tikrinimas – ne pirmas dienos darbas, primena Entrepreneur.com. Kad ir kaip gundo galimybė nuspaudus žadintuvą telefone pradėti skaityti laiškus, tokio įpročio reikia vengti, nes ilgainiui jis virsta į nuolatinį tikrinimą, reagavimą vos gavus pranešimą, nesvarbu, ar naktis, ar atostogos. Atsakant bet kur, bet kada ir į bet kokį e. laišką, siunčiamas signalas, kad adresatas visada pasiekiamas ir visada turi laiko, o jis pats netrukus dieną-naktį ima galvoti apie plūstančius e. laiškus. Todėl Entrepreneur.com pataria rytus skirti pagalvoti apie svarbiausius dienos darbus – planuodami tai, kas prasminga, išvengsite būti susitelkę tik į kitų žmonių pageidavimus ir reikalavimus.

Reaguoja iškart

Vienas iš dažniausių patarimų – e. pašto dėžutei skirti tam tikrą numatytą laiką. Yra ir kitokių pavyzdžių, rodančių, kad galima pasiekti, kad e. laiškai nesumažintų produktyvumo.

Gintė Žilinskienė, personalo paieškos ir atrankos UAB „Atrankos“, dirbančios su prekės ženklu „Atranka 360“, direktorė, sako, kad visada į laiškus stengiasi atsakyti vos juos gauna, jei tuo metu nėra susitikime ar kur nors, kur fiziškai negalėtų atrašyti.

„Gaji nuomonė, kad atsakymą į e. laiškus reikia suplanuoti, kad skiriame laiko vienai užduočiai, tik tada imamės kitos, nes jei blaškomės – prarandame laiko. Bet aš esu visai kitos nuomonės ir mano darbas skiriasi. Skaičiuojama, kad apie 15% žmonių gali atlikti kelias užduotis vienu metu arba greitai „perjungti“ protą. Save priskiriu tiems 15%, tad dažniausiai atsakinėju čia ir dabar, nebent metu turiu sudėtingą užduotį, kuriai reikia kūrybos ir susikaupimo“, – sako p. Žilinskienė.

Ji nurodo, kad dar viena tokio elgesio priežastis – tai, kad ji pati nori atsakymus į savo laiškus gauti kuo greičiau. 

Kaip tvarkyti e. paštą

Entrpreneur.com primena, kad nereikia išgyventi dėl kiekvieno laiško, ir siūlo kitų galimybių. Pavyzdžiui, jei matote, kad atsakymas neviršys 2 minučių laiko, atsakykite iškart; jei užduotį greičiau ir geriau atliks kitas žmogus – persiųskite; atidėkite, jei laiškas nėra skubus; ištrinkite – jei jis nėra svarbus; perkelkite – jei jame yra svarbios informacijos, kurios gali prireikti ateityje. 

Negaišinkite kitų laiko ir nepiktnaudžiaukite CC funkcija pridėdami daug kolegų prie susirašinėjimo. Jei jie susiję su laiškų turiniu – daugiausiai pridėti galima du adresatus.

Ponia Žilinskienė sako, kad „At­rankoje 360“ klausimų spren­­dimas paskirstytas pagal dar­buotojų sritis ir atsakomybes, todėl laiškų CC juosta neper­kraunama per daug adresatų.

„Bet susiduriame su skirtingomis įmonių kultūromis, kai, pavyzdžiui, prie laiško pridedamas generalinis direktorius, tiesioginis vadovas, personalo vadovas ir dar keli mūsų darbuotojai. Kai esi įtraukiamas į tokias dideles grupes, pagalvoji, kad informacijos gavėjų laukas platus ir kažin, ar jiems kiekvienam klausimui reikia tiek daug informacijos“, – nurodo p. Žilinskienė.

Kiti kanalai

Verta sukurti modelį, kaip organizacija valdys e. laiškus. Su komanda galima susitarti, kokiais komunikacijos būdais sprendžiami tam tikri klausimai, nes kartais trumpas susirinkimas yra efektyvesnis už grupės susirašinėjimą. Vidinei jos komunikacijai galima naudoti tokias programas, kaip „Slack“ ar „Yammer“.

Efektyvumo pridės ir e. laiškų etiketas, kuriame pirmoji taisyklė – aiškios laiškų temos. Neturintys konkrečių pavadinimų e. laiškai yra nepastebimi, o kai jie nurodyti, gavėjas žino, apie ką e. laiškas, jo nė neatidaręs. 

Laikykitės profesionalumo – apsieikite be emocijų, nepersistenkite su šauktukais. Įsitikinkite, kad laiškas lengvai skaitomas, jo išdėstymas leidžia tik permesti akimis. Kadangi e. laiškas nėra apsakymas, novelė – naudokite numeraciją, paryškinimą. Prieš siųsdami tikrinkite laiškus, ar nėra klaidų, dviprasmybių, gal verta sutrumpinti atsisakant nereikalingų žodžių ar ištisų sakinių. Savaime suprantamų dalykų nėra, tad laiškas turi baigtis parašu su kontaktine informacija, jei gavėjas norėtų su jumis susisiekti.